自動化する業務の選び方｜RPA・AIに向く5つの基準と、人の確認を残す工程の決め方

自動化に向く業務を選ぶ5つの基準と判定表

候補の業務は「量・手順・入力・間違えたときの影響・この先も続くか」の5つで比べ、年間の作業時間が多く、手順を言葉にでき、入力がデータになっている業務から選びます。ツールを先に決めるのではなく、業務を先に決めるのが順番です。

この記事では、自動化の候補がいくつか挙がっている前提で進めます。候補の洗い出しそのものは「業務棚卸のやり方」の記事で扱っています。「業務改善の進め方」の記事の6ステップでいえば、改善策を立てるステップ4の中で、自動化を選ぶときの判断に当たります。

判定の流れ：自動化の前に「なくせないか」を先に見る

判定は、いきなり「自動化できるか」から始めないのがコツです。最初に「その業務はなくせないか」を見て、残った業務だけを年間の作業時間・手順・入力の順にふるいにかけます。5つの基準のうち「続く期間」は廃止予定の業務として最初の「なくせるか」で落ち、「影響」は着手するかではなく人の確認の置き場所を決める材料なので、図1には入れていません。

図1で「先に手順をそろえる」「先にデータにする」に進んだ業務は、自動化をあきらめるという意味ではありません。自動化の前に、もう一段の準備が要るという意味です。

5つの基準と、◎○△の付け方

5つの基準は次の表のとおりです。◎と△の目安は、この記事で例として置いた値です。業種や会社の規模で変わるので、自社で使うときは候補どうしを比べて相対的に付ければ十分です。

年間の作業時間は「1件の時間×1日の件数×年間の営業日数」で出します。たとえば1件8分・1日40件・月20営業日なら、8分×40件×20日×12か月＝76,800分で、年約1,280時間です。件数が多い業務ほど、1件あたり数分の差が年間で大きな時間になります。

自動化に向かない業務の3つの形

• 年に数回しかない業務：仕組みを作って保守する手間のほうが、手作業の時間より大きくなりがちです
• 毎回やり方が違い、判断が中心の業務：価格交渉や採用の見極めのように、正解が案件ごとに変わる仕事です
• 近く廃止・変更が決まっている業務：システムの入れ替えや制度の変更が控えていると、作った仕組みがすぐ使えなくなります

「向かない」は「ずっと向かない」ではありません。担当者ごとに手順が違う業務は手順をそろえれば、紙で届く業務はデータにすれば、候補に戻ってきます。

例：部品商社が3つの候補を比べた判定表

たとえば従業員30名の部品商社で、社長から「AIで何か自動化できないか」と言われた総務兼DX担当が、3つの候補を比べたとします。

3つとも「この先も続くか」は当面変わらない前提です。受注処理は影響が△ですが、候補から外すのではなく「人の確認を残して自動化する」と判定しています。影響の大きさは、自動化するかどうかより、どこに人の確認を置くかを決める材料になるからです。

ミナミさん

現場の業務改善担当

うちも「とりあえずAIで報告書を自動で作れないか」って話になってるんですが……。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

年に72時間の仕事を自動化する前に、その報告書を誰が読んでいるかを先に聞いてみよう。量の基準で見ると、毎日5時間以上かかっている受注処理のほうが先なんだ。

判定で上位に来た業務を1つ、まず業務フロー図にしてみてください。この記事の後半では、その図の工程1つずつに印を付けて、AIに任せる所と人が確認する所を決めていきます。

自動化の前にやる3つの見直し｜なくす・まとめる・入れ替える

自動化する前に「なくせないか」「まとめられないか」「順番や担当を入れ替えられないか」を先に問わないと、要らない作業を速くするだけになります。判定の流れ（図1）の最初に「なくせないか」を置いたのは、このためです。

要らない作業を自動化すると、要らない作業が速く回るだけ

ECRS（イクルス）は、排除（なくす）→結合（まとめる）→再配置（順番や担当を入れ替える）→簡素化（簡単にする）の順で業務を見直す、改善の4原則です。自動化やAIの導入は最後のS（簡素化）に当たります。

4原則そのものの説明は「ECRS（イクルス）とは？」の記事で扱っています。この記事では、最初の3つを自動化の前の「問い」として使います。

3つの問い（なくす・まとめる・入れ替える）

業務フロー図を見ながら、次の3つを工程ごとに確かめます。どれかに当てはまった工程は、自動化の候補から外れるか、形が変わります。

例：報告書とFAX注文で見直した結果

たとえば判定表で「量が少ない」とされた月次営業報告書は、自動化を検討する前に読み手を聞いたところ、2人しか読んでいませんでした。この場合、年72時間の作業は自動化するまでもなく、ほぼなくなります。

受注処理でも、FAXの取引先がメールに切り替えてくれれば、FAXの文字をAIに読ませる仕組みを作る必要すらなくなります。切り替えられない取引先が残る場合だけ、その工程をどう扱うかを後の章の印で決めます。

RPAとAIの違い｜工程は3種類に分けられる

RPAは「決まった画面操作をそのまま繰り返す」道具、生成AIは「形のそろわない文章を読む・分ける・下書きする」道具で、どちらにも任せられない「判断と責任」が人に残ります。判定表で選んだ業務も、中の工程を見るとこの3種類に分かれます。

RPAが得意なこと：決まった手順の画面操作

RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上の定型操作をソフトに記録させて、自動で繰り返す仕組みです。受注システムへの転記、在庫の照会、決まった文面のメール送信のように、手順が完全に決まっている作業に向きます。

AIが得意なこと：形のそろわない文章を読む・分ける・下書きする

生成AIは、書き方が人ごとに違うメールやPDFから必要な項目を抜き出したり、問い合わせを種類ごとに分けたり、返信の下書きを作ったりするのが得意です。RPAでは扱いにくかった「毎回少しずつ形が違う入力」を受け持てます。

たとえば受注処理なら、1通の注文メールから品番・数量・希望納期の3項目を抜き出す工程がAI、その3項目を受注システムに入力する工程がRPA、在庫がないときに顧客と納期を相談する工程が人、という分け方になります。1つの業務の中で、両方を組み合わせることは珍しくありません。

2つは間違え方が違う

RPAは画面や項目の配置が変わると止まりやすい一方、止まるので「おかしい」と気づけます。生成AIは、文法的には正しいのに事実と違う内容を出すことがあり、止まらずにもっともらしく間違えます。

この「止まる間違い」と「気づかれにくい間違い」の差が、人の確認を置く場所を決めます。次の章で工程に印を付けるときは、【AI】を付けた工程のすぐ後ろに、人がどう確かめるかを必ずセットで考えてください。

業務フローの工程に5つの印を付ける4ステップ

業務単位で「自動化する」と決めたら、次は業務フロー図の工程1つずつに「なくす」「RPA」「AI」「人が確認」「人が判断」の印を付け、任せる範囲を工程の単位で決めます。業務を丸ごと自動化しようとすると、例外の多い工程に引きずられて、結局手作業に戻りやすいからです。

5つの印と付け方の基準

迷いやすいのは【AI】と【人が確認】の境目です。AIが読んだ結果を人が見る工程は、【AI】の工程とは別に【人が確認】の工程として描きます。

印は、工程名の頭に【AI】のように書き添えるだけで十分です。専用の記号や書式は要りません。

ステップ1：現状の流れを図にする

まず、今の受注処理を始まりから終わりまで図にします。理想の流れではなく、FAXの書き写しや上長の全件確認のような「今やっていること」をそのまま描くのがポイントです。記号や描き方は「業務フローの作り方」の記事で扱っています。

ステップ2：工程ごとに印を付ける

図の工程を1つずつ見て、5つの印のどれかを付けます。迷ったら「この工程の入力は決まった画面か、形のそろわない文章か」「結果が社外に出るか」の順に考えると決めやすくなります。

図2では、FAXの書き写しに【なくす】が付いています。自動化の前の見直し（なくす・まとめる・入れ替える）の章で、取引先にメールへの切り替えを頼むと決めたからです。在庫切れのときの納期の相談は、顧客への約束が絡むので【人が判断】のまま残します。

ステップ3：人の確認は「条件」で絞る

印を付けると、上長の全件確認が気になってきます。全件を人が見るなら、前の工程を自動化しても上長の待ちは減りません。そこで確認を「条件」で絞ります。

たとえば、金額50万円以上の注文だけ上長が確認し、それ以外は担当者がAIの読み取り結果と元のメールを見比べる、と決めたとします。1日40件のうち50万円以上が4件なら、上長の確認は1日40件から4件になります。

ステップ4：印を付けた後の流れを描き直す

最後に、印に合わせて流れを描き直します。【なくす】の工程は消し、【人が確認】には条件の分岐を入れ、【AI】【RPA】の工程は誰（何）がやるのかを工程名に書きます。

図2と図3を並べると、FAXの工程が消え、上長の確認が条件付きになり、在庫切れの相談は人に残り、注文請書は確認の後に送る、という変化が一目で分かります。1件8分のうち人の手が残るのは確認の数分、という見込みもこの図から立てられます。ただし、これは見込みです。実際の時間は、試してから測ります。

DrillSparkでは、日本語で業務の流れを説明するとAIがフローチャートの下書きを作り、対話しながら直せます。工程名の頭に【AI】【人が確認】のような印を書いておけば、チームで図を見たときに、どこまで任せているかがすぐ分かります。

人の確認を残す工程を決める3つの問い

人の確認は全工程ではなく、「結果が社外に出る」「間違えると取り消せない」「判断の理由を説明する必要がある」の3つに当てはまる工程の手前にだけ残します。どこにでも人を置くと、自動化した意味がなくなるからです。

3つの問い

線引きは「作業の種類」ではなく「間違えたときに何が起きるか」で決めます。同じAIの下書きでも、社内メモの言い回しと顧客への納期回答では、人が見る必要の重さがまったく違います。

AIの工程のすぐ後は、確認のしかたを具体的に決める

RPAの間違いは止まるので気づけますが、AIはもっともらしく間違えます。工程に「AIの結果を確認する」とだけ書くと、確認する人は何を見ればよいか分からず、ざっと眺めて終わりになりがちです。

受注処理なら「品番・数量・希望納期の3項目を、元のメールと見比べる」のように、見る項目と見比べる相手まで工程に書きます。確認にかかる時間も、1件あたり1〜2分など目安を決めておくと、確認が重くなりすぎたときに気づけます。

漫然とした全件の目視確認は長続きしない

変化のほとんどない画面を人が見続ける監視は長く続かない、という指摘は、Bainbridge（1983）の論文「Ironies of Automation（自動化の皮肉）」をはじめ、自動化の研究で古くからあります。何を見るか決めずに全件を眺める設計は、最初は丁寧でも、だんだん「見ているつもり」の確認になりがちです。

ただし、図3の担当者の確認のように、見る項目（品番・数量・希望納期）と見比べる相手（元のメール）が決まった短い照合は、全件でも続けられます。長続きしないのは、何を見るか決まっていない「全件の眺め」です。上長の承認のような重い確認は、金額などの条件で絞るか、抜き取りにします。

最初は確認の範囲を広めにとり、確認で直した件数を見ながら狭めていくと安全です。承認・エスカレーション・定期監査といった確認の型は、「AIエージェントと人間の業務設計」の記事で詳しく扱っています。

ミナミさん

現場の業務改善担当

AIがやった分も、結局ぜんぶ見ないと怖くて……。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

何も決めずに全部眺めるなら、自動化した意味がなくなるよ。見る項目を決めた短い照合なら全件でも続くよ。上長の確認は「この条件のときだけ見る」と図に書いておけば、見る人も見なくていい人も迷わない。最初は広めに見て、直した件数が減ってきたら絞ればいいんだ。

稟議に出す前にそろえる3つの準備

稟議には「今かかっている年間の作業時間」「自動化する工程と人が残る工程を描いた図」「小さく試す範囲と期間」の3つをそろえます。この3つがあると、上長は「何に、どこまで任せ、失敗したらどうなるか」を1回で判断できます。

今の作業時間を数週間記録して年間の時間にする

自動化の前に、今の1件あたりの時間と件数を記録します。期間は2〜4週間ほどが目安です。月末に注文が集中するなど忙しい時期がある業務は、その時期を含めたかどうかも書き添えます。導入前の数字がないと、試した後に「速くなったか」を誰も言えなくなります。

印を付けた図を1枚添える

図3のように印を付けた図を添え、「どこまで自動化し、どこに誰の確認を残すか」を1枚で見せます。【人が確認】【人が判断】の工程には担当者の名前か役職を書き、責任の所在をはっきりさせます。文章だけの稟議より、読み手が質問すべき所を見つけやすくなります。

1業務・1か月で小さく試す

最初から業務全体を自動化せず、一部の工程で試します。受注処理なら「注文メールの読み取りと受注システムへの入力だけ」を1か月試し、人の確認で直した件数を数えます。直した件数が減っていけば、次の工程に広げる判断材料になります。

効果をどの指標で測るかの設計は、「As-Is/To-Be分析のやり方」の記事で扱っています。稟議の段階では、導入前の数字と、試した後に見る数字の名前がそろっていれば十分です。

受注処理を図にするときは、受注から出荷までを描いたテンプレートを下敷きにすると早く進みます。製造業向けのテンプレートなので、商社なら生産・製造のレーンを外して営業と物流だけ残し、自社の工程に書き換えてから印を付けてみてください。無料プランでAIの下書きも試せます。

業務自動化でよくある5つの失敗と対策

自動化の失敗は、ツールや技術よりも「選び方」と「任せ方」の順番を飛ばしたところで起きます。5つの失敗のうち、2つは業務を選ぶ段階、3つは任せ方を決める段階のものです。

選び方の失敗

任せ方の失敗

最後の失敗は、自動化の仕組みそのものが属人化した状態です。1人しか中身を知らない業務を減らす方法は、「属人化を解消するには？」の記事で扱っています。

ミナミさん

現場の業務改善担当

前に入れたRPA、画面が変わったら止まって、作った人も異動しちゃって……。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

それは技術の失敗というより、図と手順が残っていなかったのが原因だね。どの工程をロボットに任せているかが図にあれば、止まった所もすぐ分かるし、引き継ぎもできるよ。

まとめ｜まず1つの業務を図にして、工程ごとに印を付ける

自動化は「業務を選ぶ → なくす・まとめるを先に → 工程ごとに印を付ける → 人の確認を条件で残す」の順で決めます。

「どの業務を自動化するか」は業務の単位で、「どこまで任せるか」は工程の単位で決めます。前者は判定表で、後者は印を付けた業務フロー図で決まります。稟議には、その図と今の年間の作業時間、小さく試す範囲をそろえて出します。

まず判定表で上位に来た業務を1つ図にし、工程ごとに5つの印を付けるところから始めましょう。

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