業務棚卸のやり方｜棚卸表の作り方と、業務フロー図へつなぐ手順

業務棚卸とは？目的と3つの使い道

業務棚卸とは、会社や部署でしている仕事を一覧表に書き出し、誰が・どのくらいの頻度で・どれだけ時間を使っているかを見える形にすることです。

「業務の棚卸し」は仕事の在庫を数えること

倉庫の在庫を数える「棚卸し」になぞらえて、社内にある仕事を1つずつ数え上げるのが業務の棚卸しです。商品の数を数える在庫管理の棚卸しとは別のものなので、社内で話すときは「業務の棚卸し」と言い分けると混乱しません。

業務棚卸の3つの使い道

• 改善の出発点にする：どの仕事に年間何時間使っているかが分かり、手を付ける順番を決められます
• 引き継ぎや休みに備える：担当が1人だけの仕事が一覧で分かり、異動や退職の前に手を打てます
• 自動化やAIの使いどころを探す：「何に使えばいいか分からない」を決める手前の材料になります

棚卸表・業務フロー図・マニュアルの違い

使う順番は、棚卸表 → 業務フロー図 → マニュアルです。棚卸しは「業務改善の進め方」の記事で紹介している6ステップのうち、業務フローで現状を見える化する段階の一歩手前、「どの業務のフローを描くか」を決める作業にあたります。フロー図の描き方は「業務フローの作り方」、マニュアルは「業務マニュアルの作り方」の記事で扱っています。

ミナミさん

現場の業務改善担当

全部の仕事を書き出すなんて、それだけで何週間もかかりそうで…。正直、やる意味あるんでしょうか。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

最初から全部を完璧に書かなくていいんだ。目的は『どこに時間が使われているか』と『担当が1人しかいない仕事はどれか』を知ること。そのためなら、列は5つで足りるよ。

業務棚卸表の作り方｜小さな会社は基本の5列から

1〜2人で棚卸しをするなら、列は「業務名・担当・頻度・1回の時間・次に渡す相手」の5つと、計算で出す「年間時間」から始めれば十分です。

基本の5列と、計算で出す1列

この記事の表でいちばん大事なのが「次に渡す相手」の列です。この列があると、あとで1行を業務フロー図に開くとき、書いた相手の順番がそのまま工程と受け渡しの線になります。

Excelでそのまま使える列の並びと年間時間の式

Excelの1行目に、A列から順に「業務名／担当／頻度（年間回数）／1回の時間（分）／次に渡す相手／年間時間（時間）」と見出しを入れます。頻度の列には、毎日なら240（営業日）、週1回なら52、月1回なら12のように年間の回数を数字で入れておくと、式で計算できます。

年間時間のF2セルには「=C2*D2/60」と入れ、下の行へコピーします。たとえば1回45分の仕事を毎日（240回）しているなら、45×240÷60＝180時間です。

余裕があれば足す列

ベイズマネジメントの解説記事では、業務カテゴリ・大分類・中分類・小分類・主担当者・副担当者・発生頻度・1回の所要時間・年間工数・代替可否・改善アクションの11項目で作る例が紹介されています。1〜2人で回すなら、まず5列で1周し、2周目で必要な列を足すほうが最後まで進みます。

記入例：厨房機器の販売会社の総務・経理8業務

たとえば、社員12名の業務用厨房機器の販売会社（架空の例）で、事務Bが1人で総務・経理の業務を棚卸しした場合を考えます。事務はBとCの2名で、給与計算は社長が担当しています。

記入例は読みやすいように頻度と時間を言葉で書いていますが、Excelでは式が動くように数字だけを入れます。「請求書を発行する」なら、頻度のC列に12、1回の時間のD列に720（分）です。

8業務の合計は年764時間です。年間時間で並べると、毎日の小さな仕事（電話の一次受付240時間、受注入力180時間）が、月1回の大仕事である請求書発行（144時間）より重いことが分かります。「大変そうに見える仕事」と「実際に時間を使っている仕事」がずれている、と気づけるのが棚卸しで最初に得られる発見です。

記入例の「請求書を発行する」の行は、次に渡す相手の列をたどると、そのまま仕事の流れになります。業務名と次に渡す相手を文章にしてAIに渡すと、業務フロー図の下書きができます。

業務棚卸のやり方5ステップ｜1人でも回せる進め方

業務棚卸は「範囲と目的を決める → 自分で下書きする → 担当者に15分だけ聞く → 年間時間で並べる → フロー図にする業務を選ぶ」の5ステップで進めます。

ステップ1：範囲と目的を決める

最初に「総務・経理の業務」のように部署で範囲を区切ります。1回目は8〜20業務くらいに収まる範囲にすると、1人でも最後まで進められます。

目的も1文で決めておきます。たとえば「引き継ぎに備えて、担当が1人だけの仕事を見つける」「年間時間の大きい仕事から改善する」などです。目的が決まっていると、あとで足す列や選ぶ行に迷いません。

ステップ2：カレンダーと記録を見ながら自分で下書きする

記憶だけで書くと、毎日の仕事ばかりが並びます。予定表・送ったメール・請求書や伝票の控えなど、日付のある記録を1〜2か月分さかのぼって拾うと抜けにくくなります。とくに月末だけ、年に1回だけの仕事は漏れやすいので、月末と年度末の予定表は必ず見ます。

ステップ3：担当者に15分だけ聞いて直す

全員に白紙の表を配って書いてもらう方法は、忙しい小さな会社では途中で止まりがちです。自分で作った下書きを見せて「違うところと、抜けている仕事だけ教えてください」と聞く形にすると、1人15分ほどで済みます。聞く質問は次の3つに絞ります。

1. 月末・年末・決算期だけにしている仕事はありますか？
2. あなたが1週間休んだら止まる仕事はどれですか？
3. その仕事は誰から受け取り、誰に渡していますか？途中で戻ってくることはありますか？

3つ目の質問の答えが、そのまま「次に渡す相手」の列になります。「戻ってくる」と答えた仕事は、相手の横に「差し戻しあり」とメモしておくと、あとで図にする行を選ぶときに使えます。たとえば記入例の会社では、事務Bが半日で下書きを作った時点では6業務しかありませんでした。社長・事務C・営業Dに15分ずつ（合計45分）聞いたところ、「経費精算をチェックする」と「備品を発注する」が加わり、8業務になりました。

ステップ4：年間時間を出して並べ替える

全行の年間時間を式で出したら、年間時間の大きい順に並べ替えます。同時に、担当の列で「1名」と書いた行に色を付けておくと、次のステップで選ぶときに一目で分かります。記入例では、上位3行（240時間・180時間・144時間）だけで合計564時間となり、8業務全体の7割を超えていました。

ステップ5：フロー図にする業務を選ぶ

並べ替えた表から、業務フロー図にする1行を選びます。選び方の3つの基準は、この後の節で記入例に当てはめて説明します。どの行も基準に当てはまらないときは、範囲を隣の部署まで広げて書き足します。ここで表だけ作って終わらせず、「1行を図にする」まで予定に入れておくことが、棚卸しを改善につなげるコツです。

ミナミさん

現場の業務改善担当

みんな忙しくて、表を配っても返ってこないと思います…。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

だから先に自分で下書きして、本人には『違うところだけ教えて』と頼むんだ。白紙の表を埋めてもらうより、ずっと答えやすい。1人15分なら、忙しい人も時間をくれるよ。

なお「ECRS（イクルス）とは？」の記事では、ECRSを当てはめる手順の1番目に「業務の棚卸しと見える化」を置いています。ここで紹介した5ステップは、その1番目を表の段階まで細かく分けたものです。

どこまで細かく書く？粒度を決める3つの目安

1行は「その仕事だけを、別の人にそのまま頼める大きさ」を目安にします。これより粗いと時間や担当が書けず、細かいと行が増えすぎて棚卸しが止まります。

目安1：別の人に引き継げる単位で切る

ベイズマネジメントの解説記事でも、いちばん細かい分類は「誰かに引き継げる単位」まで分けるのが目安とされています。たとえば「採用業務」では粗すぎて誰にも頼めませんが、「応募者の面接日程を調整する」なら、明日から別の人に任せられます。

目安2：「〜対応」「〜関係」を使わず、動詞で書く

「取引先対応」「経理関係」のような書き方は、何をしているのかが人によって違って読めます。「取引先からの見積依頼に回答する」「入金を確認して消し込む」のように、動詞まで書くと1行の範囲が決まり、1回の時間も答えやすくなります。

目安3：大・中・小の3段で束ねる

業務が20行を超えてきたら、分類で束ねると見やすくなります。Teachme Bizの解説記事では、大分類を会社の中で共通して行う業務、中分類を部門・部署で共通する業務、小分類を個人単位の作業、と分ける考え方が紹介されています。棚卸表の1行は小分類にあたります。

この記事での目安として、1回5分もかからない細かい作業は独立した行にせず、それを含む上の行にまとめます。たとえば「請求書の宛名を印刷する」は、「請求書を発行する」の行に含めれば十分です。

小分類より細かい手順は、表ではなく業務フロー図の中で書きます。DrillSparkでは図の中の工程に下の階層（サブプロセス）を作ってドリルダウンできるので、「表の1行 → 1枚の図 → 工程ごとの細かい手順」と、棚卸表の段と図の段をそろえて整理できます。

ミナミさん

現場の業務改善担当

細かく書くほど正確になる気がして、1業務を20行に分けたら終わらなくなりました…。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

表は『どの仕事に時間がかかっているか』が分かれば役目を果たすんだ。細かい手順は、選んだ業務だけフロー図とマニュアルで書けばいい。表は粗め、図で細かく、が続けるコツだよ。

棚卸表からフロー図にする業務を選ぶ3つの基準

「年間時間が大きい」「担当が1人だけ」「渡す相手が2者以上か、差し戻しがある」の3つに多く当てはまる行から、業務フロー図にします。全部の行を図にする必要はなく、1枚目は1行で十分です。

基準1：年間時間が大きい

年間時間が大きい仕事ほど、改善したときの効き目が大きくなります。年180時間の仕事を1割短くすれば年18時間、年12時間の仕事なら1.2時間です。同じ手間をかけるなら、上位の行から手を付けます。

基準2：担当が1人だけ

担当が1人だけの仕事は、その人が休んだり辞めたりすると止まるおそれがあります。ただし5列の表が記録しているのは「誰がやっているか」だけで、「代わりにできる人がいない」かどうかは、副担当の列を足して初めて分かります。担当が1人に偏った仕事への対策は「属人化を解消するには？」の記事で扱っています。

基準3：渡す相手が2者以上か、差し戻しがある

次に渡す相手が2者以上いる仕事や、途中で差し戻しが起きる仕事は、受け渡しの間に待ちが生まれやすくなります。こうした待ちや手戻りは表の1行からは見えず、図にしたときに初めて見つかるため、フロー図にする価値がいちばん高い行です。差し戻しの有無は、ステップ3の3つ目の質問で「次に渡す相手」の列にメモしたものを使います。

記入例の8業務に当てはめた結果

この会社では8業務のうち7業務を1人で担当していました。3つの基準すべてに当てはまるのは「請求書を発行する」だけなので、1枚目はこの業務にします。2枚目の候補は、当てはまる数が2の「受注を販売管理に入力する」か「経費精算をチェックする」です。

年間時間がいちばん大きい電話の一次受付は、全員で分担していて流れも単純です。図にするより「電話の件数を減らせないか」「自動化できないか」を考える業務で、その判断のしかたは「自動化する業務の選び方」の記事で扱っています。

棚卸表の1行を業務フロー図に開く4ステップ｜請求書発行の例

選んだ行の「次に渡す相手」を工程の順に並べ、分岐と差し戻し、工程ごとの時間を書き足せば、1行が1枚の業務フロー図になります。記入例の「請求書を発行する」（年144時間、1回12時間）で順に見ていきます。

ステップ1：「次に渡す相手」を順に並べて骨組みにする

表の「営業（内容確認・差し戻しあり）→ 社長（承認）→ 顧客」に、仕事を始める人と作る人を足して並べると、「営業 → 事務 → 営業 → 社長 → 顧客」という骨組みができます。それぞれの間に「何をして渡すのか」を動詞で書けば、工程の箱になります。

ステップ2：「うまくいかないときは？」と聞いて分岐と差し戻しを足す

骨組みができたら、担当者に「この途中でうまくいかないことはありますか」と聞きます。記入例の会社では、営業の確認で金額や宛先の誤りが見つかると事務へ差し戻され、作り直していました。月に何社で起きるかも聞くと、請求先40社のうち平均6社でした。送り方も、郵送とメールの2通りに分かれていました。

ステップ3：工程ごとの作業時間と待ち時間を書き込む

表に書いた「1回12時間」を、どの工程が使っているかに分けて聞きます。あわせて、次の人が手を付けるまでの待ち時間も聞いておきます。

12時間のうち3時間、つまり4分の1が差し戻しの作り直しに使われていました。表では「請求書を発行する12時間」という1行だった仕事の中身が、図にして初めて見えたことになります。

ステップ4：図から次の一手を決める

図で見つかったことごとに、次に使う手法が変わります。ここから先の進め方は、それぞれの手法を扱った記事で詳しく説明しています。

ミナミさん

現場の業務改善担当

表では『請求書発行12時間』としか見えなかったのに、図にしたら差し戻しで3時間も使っていたんですね。

スパーク先輩

DrillSparkコンサルタント

そう、表は『どこを見るか』を教えてくれて、図は『なぜ時間がかかるか』を教えてくれるんだ。だから棚卸しは表で終わらせず、1行だけでも図にするところまでやろう。

業務棚卸でよくある4つの失敗と対策

業務棚卸がうまくいかない原因の多くは、「表を作って終わる」「細かすぎて止まる」「本人に聞かない」「一度きりで更新しない」の4つです。

失敗1：表を作って満足する

棚卸表ができると、仕事が一覧になっただけで達成感があります。しかし表は「どこを見るか」を教えてくれるだけで、時間がかかる理由までは教えてくれません。棚卸しを始める時点で「表の完成から1週間以内に、1行を業務フロー図にする」のように、図にするところまで日付を決めておきます。

失敗2：細かくしすぎて終わらない

正確にしようとするほど行が増え、20業務のつもりが200行になって止まる、ということが起きます。1行は「別の人にそのまま頼める大きさ」にそろえ、1周目は基本の5列だけで埋めきることを優先します。細かい手順は、選んだ業務だけ図の中で書けば足ります。

失敗3：担当者に聞かずに書く

自分の目に見えている仕事だけで表を作ると、月末や年1回の仕事、他の人との受け渡しが抜けます。記入例でも、下書きの6業務にヒアリングで2業務が加わりました。「あなたが1週間休んだら止まる仕事は？」の質問は、担当が1人だけの仕事を見つけるのにも役立ちます。

失敗4：一度作って更新しない

業務は人の異動や新しいシステムの導入で変わります。四半期ごとや年度替わりなど、見直す時期をあらかじめ決めておきます。加えて、担当者が変わるとき、ソフトを入れ替えるときにも、その部分の行だけ直しておくと、表が古くなりません。

まとめ｜棚卸表を作ったら、まず1行を業務フロー図にする

業務棚卸は、「5列の表で仕事の量をつかみ、3つの基準で選んだ1行を図にする」ところまでが1セットです。

棚卸表は、会社の仕事の地図のようなものです。地図で目的地を決めたら、次はその場所を詳しく見る番で、それが業務フロー図です。表の1行を図に開くと、待ちや差し戻しのように表では見えなかった時間が見えてきます。

DrillSparkでは、業務の流れを日本語で説明するとAIがフローチャートの下書きを作り、対話しながら直せます。無料プランがあり、クレジットカードは不要です。

まずは、棚卸表でいちばん当てはまる数が多かった1行を選び、その業務を1枚の図にするところから始めてみてください。

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